Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги
- в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;
- как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;
- нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;
- по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.
Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?
Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников.
Без наличия авансового отчета и (или) без внесения в кассу (на расчетный счет) предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.
Причем, возникает эта задолженность на следующий день по истечении срока, который предусмотрен для подтверждения расходования подотчетных средств. Т.е. по истечении 3-х рабочих дней, отсчет которых ведется с момента:
- окончания срока, на который выданы подотчетные деньги;
- или со дня выхода на работу.
Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?
Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?
Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:
- сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
- сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.
Как взыскать подотчетные суммы с лиц, работающих по гражданско-правовому договору?
Прежде всего, стоит отметить, что если подотчетное лицо оказалось внештатным сотрудником, то на него не распространяется порядок, предусмотренный в Трудовом Кодексе РФ в статье 248 по поводу взыскания причиненного им предприятию ущерба.
Указанное лицо может либо добровольно погасить свой долг по подотчетным средствам, либо в судебном порядке:
- если в добровольном порядке — то никаких дополнительных действий со стороны предприятия не требуется. В этом случае сотрудник пишет заявление, в котором дает согласие на удержание из его доходов суммы, эквивалентной признанному им долгу. Чтобы еще до заявления внештатный сотрудник признал свою задолженность по подотчетным суммам, рекомендуется подписать с ним акт сверки. И сделать это следует после утверждения руководителем компании авансового отчета;
- если же в добровольном порядке сотрудник не стремится погасить свою задолженность, то остается судебное рассмотрение спора. В случае если компания данный спор не выигрывает, то признанная судом задолженность может быть списана только по окончании искового срока давности, как безнадежная. И в этом случае на такое подотчетное лицо распространяются те же правила начисления и удержания НДФЛ (статьи 223 и 226 НК РФ), что и для штатного сотрудника. Налоговый кодекс РФ не делает различий между штатными и внештатными работниками. Т.е. в момент списания долга с баланса предприятия у данного лица возникает облагаемый НДФЛ доход!
Аналитический учет по счету 71
Контроль денежных сумм организуется по каждому работнику, получающему денежные средства для оплаты производственных, коммерческих расходов. В зависимости от того, каким назначен учетной политикой предприятия 71 счет — активный или пассивный, информация анализируется по виду остатков. Дебетовые суммы отслеживаются по дате получения с целью предотвращения повторных выдач наличных и ревизии за своевременностью предоставления авансовых отчетов. По кредиту счета 71, расчеты с подотчетными лицами контролируются для получения точных сведений о задолженности компании перед служащими и планирования ее погашения.
Синтетический и аналитический учет сумм, выданных работникам, или долг предприятия перед ними отражается в карточке. Внешний вид регистра варьируется в зависимости от используемой бухгалтерской программы.
Образец карточки счета 71 за период с 01.07.2017 – 10.07.2017:
| Период | Документ | Аналитика Дт | Аналитика Кт | Дебет | Кредит | Текущее сальдо |
| Сч | Сч | |||||
| Сальдо на начало | Д 10 000,00 | |||||
| 05.07.2017 | Авансовый отчет 65 от 04.07.2017
Оплата услуг по акту У097 от 01.06.2017 |
Аренда офиса | Пригорова А.А. | 26 | 12 000,00 | К 2 000,00 |
| 06.07.2017 | Расходный кассовый ордер 00045 от 06.07.2017 | Хлзрасходы | Пригорова А.А. | 50.01 | 2 000,00 | |
| Оборот за период и сальдо на конец | 12 000,00 | 2 000,00 | 0,00 |
Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71.
Бухгалтерский и налоговый учет
Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:
- сотрудником добровольно были возвращены средства;
- сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.
Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:
- через расходование части резерва сомнительных долгов;
- через отнесение суммы долга на финансовые результаты.
В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.
Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?
Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.
- Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
- Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
- Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.
Все удержания можно сгруппировать на обязательные в силу закона, необязательные по инициативе работодателя или добровольные по желанию работника.
Первая группа удержаний — обязательные — удержание 13% налога на доходы физических лиц, суммы, указанные в решении суда, исполнительном документе или постановлении судебного пристава-исполнителя.
Для их произведения согласие работника или разрешение работодателя не требуется.
Вторая группа удержаний — по инициативе работодателя — может быть 6 случаях.
1. Работник получил аванс, но не отработал положенное время, уволился. Некоторые работодатели платят фиксированный аванс — 50% от оклада. Они учитывают реальное количество отработанных смен только при расчёте по итогам месяца. Если работник отработал мало смен, получил аванс и сразу уволился — он получил слишком много.
Работодатель может удержать деньги при окончательном расчёте или переквалифицировать в компенсацию за неиспользованный отпуск.
2. Работник получил авансовые командировочные, но все их не потратил и по возвращении из командировки не вернул. Например, Иванову дали 10 000 ₽ авансом на расходы по оплате номера гостиницы. Но Иванов закончил дела раньше, вернулся домой, от 10 000 ₽ у него остались непотраченные 1 500 ₽.
Работодатель может удержать 1 500 ₽ со следующей зарплаты.
3. Произошла счетная ошибка. Это очень спорное основание, так как в законе нет определения понятия «счетной ошибки». Есть мнение Роструда, что счетная ошибка — это арифметическая.
Считается ли техническая ошибка счетной тоже неясно — в законе ничего не сказано, суды говорят разное (см. определение Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33-7642/2016, определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012).
В любом случае в законе есть такое основание, а значит работодатель вправе воспользоваться им, чтобы удержать, например, излишне выплаченную зарплату.
4. Работник не выполнил норму труда по своей вине, и комиссия по трудовым спорам либо суд подтвердили это. Например, работник должен изготавливать 50 изделий в неделю, за это ему начисляют 5 000 ₽. По непонятным причинам он изготовил только 40 изделий.
Работодатель организовал комиссию по трудовым спорам, на собрании зафиксировали факт недоработки, и у руководителя появилось право удержать с работника зарплату в счет неизготовленных изделий.
5. Работник «отгулял» 28 дней отпуска, но отработал неполный год. Например, Иванов устроился на работу в марте, проработал полгода и ушел в полный отпуск. После отпуска Иванов проработал еще 2 месяца и уволился. Отпускные за 4 месяца он получил излишне, поэтому работодатель может удержать эти деньги при расчете..
6. Работник нанес материальный ущерб работодателю. Например, работник пролил кофе на клавиатуру и она перестала работать. Он нанес ущерб работодателю, поэтому последний может произвести удержание с зарплаты.
Третья группа удержаний — это по желанию работника. Например, работник попросил бухгалтера направлять часть зарплаты в банк, чтобы платить по кредиту. Минтруд считает, что так делать нельзя: закон разрешает удержания только в определённых случаях, а этого в списке нет.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Документальное подтверждение расходов
К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.
Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.
4. Требования к подтверждающим расходы документам.
4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.
4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:
1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом):
— чек ККТ;
— товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);
— счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;
2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, — любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);
3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.№ 54-ФЗ):
— или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);
— или бланк строгой отчетности (БСО).
При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:
— при авиаперелете — распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;
— при проезде на поезде и ином транспорте — распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования — распечатка контрольного и посадочного купонов);
4) при покупках у оптового продавца:
— чек ККТ;
— товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);
— счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);
— корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2;
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:
— чек ККТ;
— счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);
6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):
— договор (см. Приложение № 6);
— расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);
7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) — чек, выданный терминалом;
8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.
Ситуация третья — сразу по окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным средствам
Допустим, при увольнении сотруднику напомнили про имеющуюся у него задолженность, но он отказался ее погашать. Все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, поэтому организация не смогла удержать сумму долга из его зарплаты. В подобной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель если и сможет, то только через суд.
Если сумма долга небольшая, организации, понимая сложность, затратность, а порой и бесперспективность судебных тяжб, обычно отказываются от взыскания. Иными словами, они прощают работнику долг. Такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств предусмотрен ст. 415 ГК РФ.
Гражданский кодекс не содержит специальных требований к форме прощения долга. Обычно решение о прощении долга работнику оформляется приказом или распоряжением генерального директора организации. При этом самого должника следует уведомить о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.
Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы (Елина Л.А.)
Следовательно, с невозвращенных подотчетных сумм налоговый агент (работодатель) должен удержать НДФЛ.
Данный вывод следует из постановления Арбитражного суда Центрального округа от 24.12.2015 № Ф10-4388/2015. Он основан на позиции Президиума ВАС РФ, изложенной в постановлениях от 05.03.2013 № 13510/12, от 05.03.2013 № 14376/12 (направлены для использования в работе письмом ФНС России от 24.12.2013 г. № СА-4-7/23263).
Однако такая точка зрения не является бесспорной. Связано это с тем, что невозвращенные подотчетные средства могут быть взысканы работодателем с работника в течение года с момента наступления дня, к которому последний должен отчитаться по полученным суммам (ст.
243, 248, 392 ТК РФ). Следовательно, датой получения работником дохода будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно (см. письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012). Тем не менее правомерность данной позиции, скорее всего, придется доказывать в суде.
Удержание подотчетных сумм из заработной платы
При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы.
На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами.
Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.
Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Операции, связанные с начислением и выплатой работнику заработной платы, из которой производится удержание, в данной консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ
Порядок ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую можно выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов компания определяет лично в зависимости от вида их назначения.
То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.
Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.
Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных работников определяется руководителем компании и им же утверждается.
Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.
Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.
Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их
Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы
Рассмотрим следующую ситуацию: работнику предприятия были выданы подотчетные финансовые средства, но он, потратив всю сумму, отчитался лишь за ее часть. При этом сотрудник наотрез отказался возвращать недостающую часть подотчетных денег. Давайте разберемся, что делать работодателю, если работник не возвращает подотчетные суммы.
Сотрудник, который получил наличные средства для расходования на нужды организации, автоматически превращается в подотчетное лицо.
Авансовый отчет, отражающий расход этих денег, работник обязан сдать не позднее чем через три дня после истечения срока, на который была осуществлена выдача финансовых средств.
Это касается всех случаев выдачи подотчетных средств, кроме денег, выдаваемых на командировки от предприятия. За командировочные деньги сотрудники обязаны отчитываться в трехдневный срок после возвращения из командировочной поездки.
Остаток неизрасходованных денег сотрудник сдает в бухгалтерию организации. Но случаются ситуации, когда работник не отражает в авансовом отчете все статьи расходов, но и оставшиеся деньги возвращать не имеет желания.
Если такой отказ прозвучал от сотрудника, то, согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника.
Также руководитель предприятия может обратиться в суд с иском о возмещении финансового ущерба – так сказано в ст. 392 ТК РФ.
Работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника.
Денежные средства, выданные сотруднику под отчет, можно на законном основании удержать из его заработной платы, если он не вернул неизрасходованный остаток в установленный временной период. Также удержание части зарплаты будет законно, если авансовый отчет по выданным средствам официально не утвержден руководителем организации.
Для осуществления процедуры удержания подотчетной суммы из зарплаты необходимо совершить следующие действия:
- Издать соответствующий приказ об удержании средств за подписью руководителя организации не более чем через месяц после того дня, когда истек срок, установленный для сдачи отчетности по израсходованным суммам. Если приказ не будет оформлен в месячный срок, то удержание средств из зарплаты станет невозможным и вернуть их можно будет только через судебную инстанцию. Однако также есть вариант, что у работника проснется совесть и он вернет незаконно присвоенные деньги добровольно.
- Предоставить работнику возможность ознакомиться с изданным приказом и зафиксировать данный факт его подписью. Помимо своей подписи, сотруднику нужно в письменном виде выразить свое согласие с размером удерживаемых средств и основаниями для удержания. Без письменного согласия работника взыскание подотчетных денег будет возможно только через суд.
Как отчитывается руководитель
Точно так же, как и любой другой работник. Составьте отчет, приложить чеки и другие подтверждающие документы, вернуть остаток выданной суммы.
Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения рекомендовано:
- Грамотно объяснить руководителю, чем грозит его поведение: административной и уголовной ответственностью, что станет причиной отстранения от обязанностей.
- Рассказать о размерах штрафов, которые выпишут проверяющие, за нарушение кассовой дисциплины, за искажение финансовой отчетности.
- Напомнить, что невозвращенные средства могут быть направлены на другие важные расходы учреждения, в том числе на премии или развитие деятельности.
Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя. Невозвращенную сумму подотчета следует подвергнуть налогообложению, то есть удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Заявление о выдаче денег в подотчет
Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.
Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.
Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.
Образец заявления о выдаче денежных средств (форма 2020)
Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.