Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистры бухгалтерского учета: образец настройки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерскую документацию и учетные регистры бухгалтерского учета применяют для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.
Методы отражения сведений в регистрах
Сведения в регистрах могут отражаться различными методами. Выбранный способ будет называться техникой учетной регистрации. Если сведения вносятся в таблицу на основании документации, это будет именоваться разноской операции.
Запись может выполняться этими методами:
- Линейно-позиционный принцип. В данном варианте обороты по дебету и кредиту составляют единую линию. Это удобный метод для ведения учета расчетов. Он облегчает отслеживание состояния всех типов долгов. Подобная запись позволяет объединить данные из детализированного и обобщенного учета.
- Шахматный принцип. Сумма по выполненному действию фиксируется в один прием и по дебету, и по кредиту. Этот метод отличается наглядностью. Записи являются детализированными, так как они раскрывают состав корреспонденции. Шахматный принцип актуален при формировании множества регистров, включая журналы-ордеры.
Методы записи определяются в зависимости от потребностей компании, особенностей вносимой информации.
Законодательство РФ предусматривает определённые формы учётных регистров, необходимых к заполнению юридическими лицами, если они имеют специальную форму собственности. Однако законодательство и не запрещает создание собственных регистров.
Сегодня коммерческие организации все чаще и чаще прибегают к помощи программного обеспечения, упрощающего процесс работы с бухгалтерией. Под прицелом высоких технологий работа с первичной документацией, отчёты, учётные регистры и прочее.
Для каждой коммерческой организации существует требование, подразумевающее утверждение своей учётной политики. Документ узаконивает все, что связано с работой организации: как вести документы, как коммуницировать с сотрудниками и т. д. Наличие учётных регистров в этом документе обязательно.
Функции аналитических счетов
Аналитические счета используются для детализации информации.
В зависимости от специализации предприятия учет может вестись в разрезе трудовых и денежных измерителей, натуральных показателей, отдельных операций, обязательств или видов имущества.
Примером синтетического счета, по которому ведется большое количество аналитических счетов— счёт 10 «Запасы» и 41 «Товары».
Также распространённым примером считается счёт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Рассмотрим счет 41 «Товары».
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета он разбивается на следующие субсчета:
- 41.01— товары на складах организации;
- 41.02 — товары в розничной торговле;
- 41.03 — тара под товаром и порожняя;
- 41.04 — покупные изделия.
Далее внутри каждого субсчета происходит детализация по аналитическим счетам, например:
- 41.04 «Покупные изделия» — субсчет бухгалтерского учета;
- Ткань х/б, ситец, фланель — аналитический счет.
Таким образом, аналитическим счетом в этом случае будет характеристика и обозначение вида имущества.
Типы учетных регистров в бухучете
Существуют различные формы регистров. Каждая из них отличается своими особенностями. Перечень форм есть в ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года. Это могут быть носители разных категорий. Рассмотрим типы таблиц, классифицируемые на основании своего вида:
- Книги. Это таблицы, разбитые на графы. Документы нумеруются и прошнуровываются. Они помещаются в переплет. На заключительном листе прописывается число страниц, имеющихся в книге. На этом же листе ставит свою подпись главбух и руководитель. Проставляется печать заведения. Книги становятся актуальными тогда, когда объектов учета немного. В кассовой книге регистрируются все действия, проведенные компанией. В Главной книге обобщается передвижение всех предметов бухучета.
- Карточки. Это бумаги, представленные в виде таблицы. Они отличаются рядом преимуществ. Они просто сортируются. Они наглядные и удобные в использовании. Существуют разные виды карточек. Контокоррентные документы имеют одностороннюю форму. Нужны они для учета операций с ЮЛ и ФЛ. Инвентарные формы нужны для учета ценностей. В этой форме имеется графа «Остаток». Многоколончатые формы нужны для учета трат на выпуск товара, исполнение работ. Карточки размещаются в ящиках, специально для этого организованных. Совокупность рассматриваемых документов именуется картотекой. Таблицы размещаются в картотеке в соответствии с их номерами или другими признаками: алфавитное обозначение, номера счетов.
- Свободные листы. По наружному виду они схожи с карточками. Это бланки, в которых находится таблица. Однако в этих документах можно разместить больший объем информации. Свободными листами, к примеру, являются ведомости. Основная функция таких документов – обобщение однородных сведений. К примеру, в бумагах могут обобщаться сведения об амортизации средств.
- Машинные носители. Все сведения размещаются на магнитном носителе. К примеру, это могут быть магнитные ленты, диски, дискеты. Если информация располагается на машинном носителе, нужно обязательно создавать бумажные копии документов.
Как правило, в компании используются различные формы учетных регистров.
Методы отражения сведений в регистрах
Сведения в регистрах могут отражаться различными методами. Выбранный способ будет называться техникой учетной регистрации. Если сведения вносятся в таблицу на основании документации, это будет именоваться разноской операции.
Запись может выполняться этими методами:
- Линейно-позиционный принцип. В данном варианте обороты по дебету и кредиту составляют единую линию. Это удобный метод для ведения учета расчетов. Он облегчает отслеживание состояния всех типов долгов. Подобная запись позволяет объединить данные из детализированного и обобщенного учета.
- Шахматный принцип. Сумма по выполненному действию фиксируется в один прием и по дебету, и по кредиту. Этот метод отличается наглядностью. Записи являются детализированными, так как они раскрывают состав корреспонденции. Шахматный принцип актуален при формировании множества регистров, включая журналы-ордеры.
Методы записи определяются в зависимости от потребностей компании, особенностей вносимой информации.
Перечень регистров бухгалтерского учета
Все регистры бухучета можно распределить по назначению – на хронологические и систематические, а также по степени обобщения данных – на систематические и регистры аналитического учета. Например, систематические нужны для обобщения данных об учетных объектах за конкретный период времени.
В настоящее время все хозяйствующие субъекты обязаны вести следующий перечень регистров:
| Перечень регистров бухучета | Что собой представляет |
| Главная книга | Предназначена для систематизации данных, отражаемых по счетам бухучета, остатки по ним на начало и конец отчетного периода. Это главный документ любой компании.
Кассовая книга требуется для учета поступлений денежной наличности и его расхода. |
| Кассовая книга, журнал регистрации | Все данные в них отражаются в хронологическом порядке. |
| Журналы-ордеры, ведомости | Необходимы для систематизации информации из первичных документов учета.
Ведомости ведутся следующих видов: оборотные и накопительные. Накопительные могут быть по финансовым и нефинансовым активам, приходу и расходу товаров и т.д. |
| Инвентарные карточки | Применяются с целью учета ОС (включая и группового) |
Регистры бухгалтерского учета
Документирование — это главный принцип ведения бухгалтерского учета. Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность. Регистры бухгалтерского учета — это именно такие документы. Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал.
О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации. Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности. Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.
Напомним, что регистры бухгалтерского учета – это вид бухгалтерских документов, предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Бухгалтерские регистры – это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.
Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:
| Счет | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| 01 | |||||
| … | |||||
| 99 | |||||
| Итого |
Регистры бухгалтерского учета
Что нужно сделать с 1 по 5 октября
А вы знали, что в ближайший понедельник (1 октября) Международный день музыки?! Отличный повод посетить концерт любимой группы, сходить в консерваторию или просто обновить плейлист в своем телефоне. Ну а чтобы следующая рабочая неделя прошла «как по нотам», не забудьте заранее составить план важных дел. В этом вам помогут наши еженедельные бухгалтерские напоминания.
Пробивать ли чек?
В Закон о ККТ внесли поправки. Но они не облегчили жизнь компаниям и предпринимателям. Вопросы о применении ККТ остались. К примеру, нужно ли использовать кассу при «заемных» или «подотчетных» расчетах? Как воспользоваться «кассовыми» льготами?
Главная → Бухгалтерские консультации → Бухгалтерский учет
Актуально на: 13 января 2020 г.
О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета
Документирование — это главный принцип ведения бухгалтерского учета. Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность.
Регистры бухгалтерского учета — это именно такие документы. Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал.
О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации.
Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности.
Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.
Примеры синтетического и аналитического регистров
Разъясним, что такое синтетические и аналитические регистры на примерах. В качестве синтетической формы возьмем оборотно-сальдовую ведомость с обобщенными оборотами за период и остатками по счетам.
Вид синтетического регистра – оборотно-сальдовая ведомость за квартал.
|
№ счета бухучета |
Сальдо на начало квартала |
Обороты за квартал |
Сальдо на конец квартала |
|||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
|
01 |
||||||
|
10 |
||||||
|
… |
||||||
|
99 |
||||||
|
Итого |
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031) (далее — инвентарная карточка) применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов.
Инвентарная карточка открывается учреждением на каждый инвентарный объект, заполняется на основании первичных учетных документов по поступлению (созданию) объекта нефинансового актива, в том числе акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов, приходного ордера на приемку нефинансовых активов, паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующей объект, принимаемый к учету.
В инвентарной карточке отражается информация об изменении стоимости объекта, а также об основных изменениях его характеристик, ограничениях по владению, пользованию, распоряжению (например, сервитуте, договорах доверительного управления, аренды, безвозмездного пользования, концессионном соглашении и других документах).
При наличии технической возможности инвентарная карточка формируется на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись. При ведении инвентарных карточек в виде электронных документов (регистров) указывается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.
При ведении инвентарной карточки в виде электронного документа (регистра) копии таких документов формируются на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии инвентарной карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры; в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.
Субъект учета обязан обеспечить сохранность инвентарных карточек, созданных в виде электронных документов (регистров), до момента передачи их в архив, порядок хранения электронных регистров определяется в рамках формирования учетной политики.
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) применяется для аналитического учета объектов основных средств, материальных ценностей, использованных при изготовлении экспериментальных устройств; материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных; переходящих наград, призов, кубков; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, включая спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ; нефинансовых активов в пути; материальных запасов (за исключением продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме), а также материальных ценностей, принятых в переработку; полученных в аренду, безвозмездное пользование, на хранение.
Карточка ведется: по наименованию, количеству, стоимости; по каждому объекту арендованного имущества — по инвентарным номерам арендодателя (при наличии номеров); по нефинансовым активам в пути — по отдельным поставщикам; по товарно-материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, — по владельцам (собственникам); по сырью и материалам, принятым в переработку, — по заказчикам, видам, сортам материалов и месту их нахождения.
Заполнение карточки начинается с переноса остатков на начало года. Записи в карточке ведутся на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к журналам операций (ф. 0504071), в количественном и стоимостном выражении с выведением остатков на конец периода и составляются по каждому материально ответственному лицу отдельно.
Что такое регистры бухгалтерского учета и зачем они нужны?
Деятельность предприятий, особенно крупных, напрямую зависит от грамотного контроля финансовых потоков, а также от отслеживания итогового баланса предприятия. Именно этим занимается бухгалтерия: без ее работы предприятиям самого разного масштаба было бы крайне сложно развиваться.
Кроме того, даже если руководитель предприятия желал бы обойтись без подобного финансового самоконтроля, согласно Федеральному Закону от 06.12.2011 N 402, юридические лица обязаны отправлять в ФНС данные о балансе, задолженностях и прочем. В совокупности это означает, что обойти требование о бухучете просто невозможно, но и ненужной бюрократизацией это также не является, т.к. самоконтроль способствует росту предприятия.
Ответ на главный вопрос — что такое регистры бухгалтерского учета простыми словами — звучит так: это средство систематизации бухданных. Выглядят они как счетные таблицы, построенные таким образом, чтобы был ясен имеющийся баланс и источники активов и пассивов.
С помощью регистров учитывается отчуждение прав на какую-либо собственность в компании, передвижение финансовых средств и прочие процессы. Далее все эти бумаги направляются в Федеральную Налоговую Службу (ФНС). Так все данные о компании, ее балансе, открытых депозитах и кредитах регистрируется в государственных органах.
Справка: реестры бухгалтерского учета находятся под защитой коммерческой тайны. Это легко понять, если учесть, что используемые при регистрации бухгалтерские регистры — это код всего официального дохода предприятия, его долгов, адресатов отчислений, заработных плат сотрудников и т.п. Любой, кто овладел бы такими данными до поправки в российское законодательство, мог бы использовать их как средство для подрыва конкурентного бизнеса.
Какая бывает форма у регистров?
Они делятся не только по внешнему виду, но также по форме построения.
Форма построения бывает:
- Односторонняя или двухсторонняя. Данные заполняются в журнале согласно выбранной форме (наиболее распространена двухсторонняя форма заполнения);
- Шахматная. В таком случае данные делятся по какому-либо признаку — например, активы и пассивы организации — и заполняются в клетках под углом друг к другу. Как правило, в качестве разделяющих данных берут имеющиеся дебеты и кредиты. Дебеты строятся по горизонтали журнала, а кредиты — по вертикали.
Помимо формы построения, у каждого регистра имеется документ, специализированный под его использование. Это называется внешней формой регистра.
- Всевозможные карточки. На специальном бланке с таблицей бухгалтер заполняет те или иные данные. По состоянию на 2020 год можно разделить контокоррентные, многоколончатые и инвентарные карточки — к примеру, карточка для аналитического учета расходов предприятия;
- Книги. Выглядят как разграфленные и сшитые регистры, насчитывающие, как правило, больше двухсот бумаг. Каждая страница книги имеет нумерацию и подпись главного бухгалтера. Самые известные в этой области книги — главная книга организации, книга по учету основных средств, кассовая книга, а также журнал регистрации;
- Так называемые «свободные листы». Увеличенные карточки, чей функционал мало отличается от простых бланков — свободный лист лишь дает чуть большее представление о состоянии компании. Часто на свободных листах печатают различные ведомости;
- Машинограммы. То же самое, что было указано выше. Разница заключается в том, что эти документы составляются или печатаются при помощи компьютеров. На данный момент количество документов, заполненных с помощью техники, растет настолько большими темпами, что машинограммы могут утвердить в Правительстве РФ как устаревший вид регистров.
Нюансы внесения правок
Лицо, ведущее бухгалтерский учет предприятия, несет прямую ответственность за сообщение ложных сведений, за сокрытие данных и их искажение. Из этого вытекает одновременно два пункта: с одной стороны, желание исправить документ должно поощряться, с другой — наказываться, так как это вносит путаницу в контроль над организацией.
Поэтому исправление ошибок допускается, но лишь при соблюдении правил. Если хотя бы одно из них будет нарушено, при этом бланк будет отправлен вместе с остальными документами в ФНС или иные органы, организация подвергнется штрафным санкциям.
- Первый метод: можно зачеркнуть ошибочные сведения одной ровной линией, а сверху, над ошибочными данными, вписать верные сведения. Изменения нужно здесь же заверить подписью того лица, кто ответственен за бухгалтерский учет компании;
- Второй метод, так называемый «метод сторно»: ничего не зачеркивая, нужно вписать красными чернилами дополнительную запись в том окне, где была допущена ошибка. При этом внесенные изменения так же нужно заверить подписью;
- Рядом с исправлением следует указать дату внесения правок;
- Пользоваться при исправлении корректорами, ластиками, лезвием и т.д. крайне не рекомендуется: государственные органы при прочтении документа должны видеть первоначально написанные данные;
- В дополнение ко всему вышеуказанному, в регистр, где была допущена ошибка, нужно вписать краткое и содержательное объяснение подобных исправлений. Например: «При заполнении документа данные о коммерческих доходах были перепутаны с данными о расходах предприятия за последний квартал».