Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет в бюджетном учреждении: утилизация мебели». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
П. 5.38 Межгосударственного стандарта ГОСТ 30772-2001 «Ресурсосбережение. Обращение с отходами. Термины и определения», гласит, что утилизация отходов – это деятельность, при которой отходы используются на этапах их технологического цикла, и/или обеспечение вторичного применения или переработки тех объектов, которые были списаны.
Объясняем, как составить акт «на пальцах»
Условно разделим официальную бумагу на четыре составных части: реквизиты, данные по составу комиссии, перечень утилизируемой мебели и подписи участников процедуры. Первым делом обратим внимание именно на реквизиты. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Ниже по документу со ссылкой на приказ директора перечисляем кадровый состав комиссии, обозначая для каждого её члена ФИО и должность согласно штатному расписанию. Отдельно указываем материально ответственное за мебель лицо.
Следующим шагом участники процедуры оставляют полный перечень утилизируемых объектов. Этот блок выполняется в виде информационной таблицы, в которой прописываются конкретные положения:
- наименования объектов;
- инвентарные номера;
- количество;
- причина утилизации.
Здесь же указывается наименование регионального оператора, который и будет заниматься утилизацией.
Если мебель повреждена
В случае, когда мебель в бюджетном учреждении повреждается, необходимо принять ряд мер, чтобы учреждение могло своевременно списать эту мебель и осуществить замену.
Вот что нужно сделать:
-
Оценить степень повреждения
Сначала необходимо определить, насколько серьезно повреждена мебель. Это поможет определить, можно ли ее отремонтировать или лучше произвести полную замену.
-
Проанализировать бюджет
После оценки повреждений необходимо провести анализ бюджета, чтобы определить, достаточно ли средств для ремонта или замены мебели. Если бюджет не позволяет провести замену, то следует рассмотреть возможность временного исправления повреждений или поиска альтернативных решений, например, получения дополнительного финансирования.
-
Составить акт на списание
Если было принято решение о списании мебели, необходимо составить акт на ее списание. В акте должна быть указана информация о поврежденных предметах, причины списания и осуществленные действия для исправления ситуации.
-
Оформить документы
После составления акта на списание мебели необходимо оформить все соответствующие документы. Включите в них акт на списание, согласование вышестоящего руководства и информацию о замене или ремонте мебели.
Важно помнить, что при списании мебели в бюджетном учреждении необходимо соблюдать все требования и правила, установленные законодательством и внутренними документами учреждения. Также рекомендуется консультироваться с юристами или специалистами в области финансов и бухгалтерии, чтобы избежать возможных ошибок и проблем с отчетностью. Все действия должны быть документированы и осуществляться в соответствии с установленными процедурами.
Что делать с ошибками в акте?
Во-первых, важно заметить ошибку как можно скорее. Чем раньше вы заметите недочеты или неточности, тем проще будет внести исправления. После обнаружения ошибок необходимо проконсультироваться с руководством или ответственным лицом по оформлению акта. Они помогут определить, какие действия следует предпринять и какие документы необходимо собрать для исправления ошибки.
Далее, в случае мелких ошибок, исправления можно внести на самом акте – дописав или зачеркнув некорректную информацию и проставив подписи лиц, ответственных за акт. Однако, если речь идет о более серьезных ошибках, требующих изменения существенных данных, может понадобиться составление дополнительного акта-исправления. В таком случае, необходимо описать ошибку, указать ее причину и привести все необходимые данные для исправления.
После внесения изменений, исправленный акт следует представить на утверждение руководству или комиссии, ответственной за списание мебели. Они проверят акт, удостоверятся, что все исправления выполнены корректно, и подпишут его. Исправленный акт должен быть храниться вместе с первоначальным актом, чтобы иметь полную историю списания мебели.
Как утилизировать основное средство?
Для утилизации основных средств заключите договор со специализированной организацией, у которой есть лицензия. Основное средство передайте на утилизацию по акту приема-передачи, а организация должна вам предоставить акт выполненных работ (подп. 30 п. 1 ст. 12 Закона о лицензировании).
Акт об утилизации материальных ценностей (ф. 0510435) формируйте, когда утилизируете, в том числе собственными силами, списанное имущество. Применяйте форму с 1 января 2023 г. Можно начать использовать ее и ранее в случаях, установленных учетной политикой (п. 18.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, п. 6 Приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н).
Акт утилизации основных средств
Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.
В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.
В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.
Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.
Что подходит в качестве основания:
- отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
- отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
- письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
- калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
- иные учетные или финансовые бумаги.
Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:
- должности и ФИО каждого сотрудника;
- наименования, количество, цена за штуку и весь объем относительно предметов, которые будут списываться.
Кто войдет в комиссионный состав — утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.
Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.
По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.
Утилизация мебели в бюджетном учреждении
-документ унифицированной формы, применяемый для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспортных средств) при полном или частичном их списании.
Форма ОС-4 в формате .doc (MS WORD)
Форма ОС-4 в формате .xls (MS EXEL)
Форма ОС-4 в формате .pdf (Adobe Acrobat)
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.
Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность основных средств и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.
Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. отражаются в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания».
Если мебель повреждена
В бюджетных учреждениях неизбежно возникают ситуации, когда мебель подвергается повреждениям. Это может произойти из-за неосторожного обращения, старения материалов или других непредвиденных обстоятельств. В таких случаях необходимо принять меры по спиcанию поврежденной мебели и ее замене.
Шаг 1: Оценка состояния мебели. После обнаружения повреждений необходимо провести осмотр и оценку состояния мебели. Если повреждения незначительные и можно восстановить мебель, то следует обратиться к специалистам по ремонту и провести необходимые работы. В случае, если повреждения серьезные или восстановление невозможно, переходите ко второму шагу.
Шаг 2: Списание поврежденной мебели. Для оформления списания мебели необходимо составить акт об утилизации. В акте указываются данные о мебели (наименование, количество, характер повреждений), причины утилизации и ответственные лица. Утвержденный акт передается в соответствующие службы учреждения для дальнейшего учета.
Шаг 3: Замена поврежденной мебели. После проведения процедуры списания мебели необходимо заняться ее заменой. Для этого составляется заявка на закупку новой мебели, которая передается в отдел материально-технического снабжения. При выборе новой мебели следует учитывать ее качество, функциональность и соответствие требованиям безопасности и эргономики.
Списание поврежденной мебели и замена ее на новую важны для обеспечения комфортных условий работы и учебы в бюджетных учреждениях. Процесс оформления списания и замены мебели требует последовательности и правильности выполнения шагов, чтобы обеспечить эффективное использование бюджетных средств и надлежащее обслуживание всех сотрудников и посетителей учреждения.
Если предметы мебели пригодны, но требуется обновить обстановку
Стремление сменить обстановку является нормальным и естественным не только для домохозяек, но и для предпринимателей. В этом случае списание происходит не потому, что объекты утратили полезные свойства, а в связи со сменой дизайнерской концепции помещения или перехода бизнеса в новый статус с более высоким уровнем престижа.
Руководствуются в таких ситуациях сроком службы мебели, которая устанавливается в техническом паспорте на нее. Списание офисных конструкций в связи с истечением срока службы, который указывается в технической документации производителем, предполагает тот факт, что она представляет угрозу и таит опасность для работников и иного имущества.
Аналогичным образом происходит определение причинных факторов. Если в случае с поломкой списание осуществляется по сумме сопоставимости с затратами на ремонт, то в данной ситуации действовать необходимо, исходя из данных о сроке службы.
Процедура уничтожения изношенного актива
С целью соблюдения нормативных требований и обеспечения прозрачности финансовых операций, процедура уничтожения изношенного актива должна быть организована и выполнена в соответствии с установленными правилами и порядком.
В первую очередь, необходимо провести оценку состояния актива и установить степень его износа. Для этого можно привлечь специалистов по оценке и экспертизе, которые подтвердят нужность уничтожения данного актива.
Следующим шагом является юридическое оформление процедуры. Это включает составление акта уничтожения, который должен содержать информацию о характеристиках актива, причинах его уничтожения и основаниях для принятия такого решения.
После оформления акта уничтожения, необходимо выбрать способ утилизации актива. Изношенные активы могут быть переданы на переработку, утилизацию или проданы на аукционе. Выбор способа зависит от конкретной ситуации и решения, принятого руководством учреждения.
Важно отметить, что процедура уничтожения изношенного актива должна быть документально оформлена и прошедшая проверку соответствующих контролирующих органов. Также следует учитывать законодательные и нормативные акты, регламентирующие данную сферу деятельности.
В итоге, правильно организованная процедура уничтожения изношенного актива позволяет бюджетному учреждению обеспечить эффективное использование своих имущественных ресурсов и поддерживать соответствие финансовых операций установленным требованиям.
Какие характеристики мебели рассматриваются для списания?
Когда речь идет о мебели, в основном имеют в виду офисную мебель. Хотя это может быть и обстановка торговых или производственных помещений, а также помещений общепита.
Общими моментами, по которым мебель может быть признана негодной для дальнейшего использования, являются:
- Частичная или полная утрата основных механических функций:
- поломка ножек, спинки, подлокотников, стенок;
- деформация сиденья стула или рабочей поверхности стола;
- поломка механизмов (например, регулировки высоты или наклона спинки офисного стула).
- Неустранимые дефекты внешнего вида:
- несмываемые загрязнения;
- заметные дефекты обивки или окраски (лакировки);
- изменение цвета или прочности обивки (например, в результате воздействия солнечных лучей).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Обстановка офиса или зала ресторана зачастую является «лицом» компании-владельца, поэтому роль дефектов внешнего вида при определении причин списания стола или стула может быть не менее важна, чем утрата эксплуатационных характеристик.
Порядок проведения утилизации
Бюджетное учреждение, списывая мебель, может руководствоваться таким документом, как Правила обращения с твердыми коммунальными отходами, утв. постановлением Правительства РФ от 12.11.2016 №1156.
Согласно этому документу вывоз мебели должен осуществлять региональный оператор, либо сама организация доставляет ее к месту складирования и утилизации. Учреждение также может утилизировать объекты самостоятельно. Порядок процедуры должен быть описан в локальных нормативных актах учреждения. Как правило, он следующий:
- Приказом руководителя назначается комиссия для выявления нефункциональной мебели. Такая комиссия может быть сформирована единожды либо ее собирают для каждого случая.
- Комиссия подготавливает список объектов для списания и утилизации.
- Руководитель издает приказ о списании и утилизации мебели. В нем указывают сроки, перечень объектов, способ утилизации: самостоятельно либо с помощью специальной организации.
- Происходит списание. Составляют соответствующий акт.
- Происходит утилизация. Составляют акт утилизации либо акт передачи объектов ОС для утилизации определенной компании.
Списание мебели, годной к эксплуатации
При смене имиджа компании, покупке франшизы, ремонте в ресторане и некоторых других случаях фирме может потребоваться приобрести новую мебель. И новая мебель должна соответствовать бренд-буку или разработанному имиджу по цвету, форме, стилю и т. д.
Также старая мебель, которая еще вполне пригодна к эксплуатации, может стать просто ненужной компании. То есть, компания должна избавиться от мебели, которая еще не утратила свои эксплуатационные характеристики. В этом случае одним из решений может стать продажа мебели или передача ее безвозмездно благотворительным организациям или детским домам. В этом случае физически мебель выбывает из производственного цикла, а по учету её списывают с баланса.
Если же компания не рассматривает такие варианты и принимает решение утилизировать мебель, надо поднять техническую документацию. В тех. документах указаны сроки службы мебели.
“… представляющая опасность для жизни и здоровья работников предприятия и гостей, а также наносящая вред окружающей среде.”
Возможности использования списанной мебели
Списывание мебели в казенных учреждениях может быть полезным действием, особенно если этот процесс сопровождается последующим использованием списанной мебели. Вместо того, чтобы просто выбрасывать устаревшие предметы, их можно использовать в различных сферах и сделать таким образом положительный вклад в экономию ресурсов и окружающей среды.
Ниже приведены несколько возможностей использования списанной мебели:
- Переработка и ремонт: Во многих случаях, списанная мебель может быть отремонтирована и использована повторно. Это особенно полезно для предметов, которые по-прежнему находятся в хорошем состоянии, но требуют незначительных восстановительных работ. Такой подход позволяет не только сэкономить деньги, но и продлить срок службы мебели.
- Пожертвование: Если списанная мебель все же не пригодна для использования в казенных учреждениях, она может быть пожертвована нуждающимся. Благотворительные организации, приюты, школы и другие учреждения могут воспользоваться такими предметами и благодарить за помощь.
- Переработка в другие предметы: Списанная мебель может быть переработана и использована для создания новых предметов интерьера или других полезных вещей. Например, вы можете переделать деревянные столы и стулья в полки для книг или другие хранительные системы.
- Аукционы: Списанная мебель может быть продана на аукционах или вторичном рынке. В зависимости от состояния и стиля, это может стать хорошим источником дохода для казенных учреждений.
- Утилизация: Если списанная мебель не пригодна для какого-либо использования, она должна быть правильно утилизирована. Правильное утилизация включает переработку или утилизацию отходов с минимальным воздействием на окружающую среду.
Использование списанной мебели имеет много преимуществ, как для казенных учреждений, так и для окружающей среды. Это способствует эффективному использованию ресурсов и содействует устойчивому развитию. Подумайте дважды, прежде чем списывать мебель, и рассмотрите возможности ее использования в других сферах.
1.1. Списанное имущество по факту выбывает из обращения. Его дальнейшее использование невозможно по причине частичной или полной утраты потребительских свойств, либо морального устаревания. Именно это и стало причиной списания. А предметы и изделия, которые утратили свои потребительские свойства, являются отходами (ГОСТ 30772-2001). Соответственно, организация, у которой вследствие списания имущества образовались отходы является образователем отходов.
1.2. Любые действия, производимые с отходами регулируются Федеральным законом «Об отходах производства и потребления» от 24.06.1998 № 89-ФЗ (далее 89-ФЗ). Обращение с отходами определяется 89-ФЗ как деятельность по сбору, накоплению, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов., и такая деятельность подлежит лицензированию.
1.3. Юридические лица (а также ИП), в процессе деятельности которых образуются отходы I — V классов опасности, обязаны составить и утвердить соответствующие паспорта отходов, а при отсутствии вида отхода в Федеральном классификационном каталоге отходов (далее ФККО), обязаны осуществить отнесение соответствующих отходов к конкретному классу опасности.
1.4. Временное складирование отходов до момента передачи их организации, осуществляющей деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению называется «накоплением отходов» и также регламентируется 89-ФЗ и называется Накоплением отходов. Максимальный срок накопления отходов 11 месяцев.
С 2013 года по 1 июля 2016 года деятельность по сбору, транспортированию, обработке и утилизации не подлежала лицензированию. В этот период сложилась практика, когда за работу по утилизации брались сервисные и ремонтные компании, предприятия, занимающиеся заготовкой лома металлов. Однако на данный момент привлечение таких организаций влечет нарушение законодательства. Как уже говорилось выше, списанное имущество это отходы, а с отходами любые действия могут совершить только лицензиаты.
Изъятие плат, содержащих драгметаллы из списанной компьютерной и оргтехники, является деятельностью по обработке отходов и не может осуществляться предприятиями не имеющими лицензии на обращение с отходами. Свидетельства Пробирной палаты на данный момент не достаточно, чтобы производить данные работы. После изъятия платы, содержащие драгоценные металлы, подлежат передаче только на аффинажные заводы, официальный перечень которых установлен законодательством РФ.
Оборудование, имеющее в своем составе черный или цветной металл, после списания становится отходом и не может собираться и транспортироваться предприятиями, имеющими лицензию на переработку (заготовку) металла, а должно передаваться как отход в установленном законом порядке на обработку и утилизацию. И только после утилизации вторичные ресурсы, в том числе и лом металлов, передаются предприятиям, имеющим лицензию на заготовку лома металлов.
Для организаций, осуществляющих деятельность по размещению отходов предусмотрены особые условия обновления лицензий. Переоформить их такие предприятия должны до 1 января 2019 года. В некоторых из этих лицензий указаны коды групп отходов, в которые включены отходы образованные при списании имущества. В связи с этим, может возникнуть ложное понимание, что списанную, например, технику можно разместить на полигоне. Однако это не так. Размещение отходов на полигоне возможно только если эти отходы не могут быть утилизированы. А отходы подлежащие обработке и утилизации только в той части, которая после обработки не подлежит утилизации.