Как заверить документы и их копии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить документы и их копии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Чем руководствоваться при заверении

2. Порядок заверения копий документов

3. На что еще обратить внимание при заверении копий

4. Как заверить копии уставных документов

5. Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

6. Как заверить копии документов по новым правилам

7. Как заверить копию документа в 2021 году

8. Копия верна или верно как правильно 2021

9. Как заверять документы с 1 июля 2021

10. Гост заверение копий документов 2021

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

182 1 08 01000 01 1050 110, 182 1 08 01000 01 1060 110

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

На что еще обратить внимание при заверении копий

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, правила хранения документации и ведения архива, номенклатура дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Скачать образец положения о документообороте в организации 2020

Скачать образец оформления приказа по ГОСТу 2020

Скачать инструкцию по делопроизводству в ДОУ 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству в школе 2020 год

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в муниципальных учреждениях

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в государственных учреждениях

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Руководителем юридического лица
Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
Главным бухгалтером
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
Иным работником юридического лица.
Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
- копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
- имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
- имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Как заверить копии документов по новым правилам

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2019

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Как заверить копию документа в 2021 году

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2021 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 затронуты правила ведения и хранения трудовых книжек, а также изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Министерство труда и социальной защиты является исполнительным органом, который может внести изменения в Трудовой кодекс, и оно считает нужным упростить жизнь кадрового сотрудника. Поэтому так оперативно и стала меняться нормативная база, а также были разработаны нормативно-правовые акты для изменений в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Среди важных поправок:

Отмена подписи работника при его увольнении в трудовой книжке.
Отмена подписи работника в личной карточке за каждую вносимую в трудовую книжку запись.
Приходно-расходную книгу и книгу учета движений трудовых книжек не нужно будет скреплять печатью, а также пломбировать.
Министерство финансов Российской Федерации должно рассмотреть новый порядок изготовления бланков трудовых книжек.

Эти проекты публично обсуждались до конца апреля, после чего переданы на экспертизу, для дальнейшей обработки. Поскольку ведомственные приказы проходят регистрацию достаточно быстро, ожидать нововведения в трудовых книжках можно уже в этом году.

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.

Для сшивания необходимо подготовить:

шило;
нитки черного или белого цвета;
иголку;
небольшой листок бумаги белого цвета;
клей;
печать организации.

Важно знать! Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп. Его можно заказать в специальной организации или сделать самостоятельно с помощью наборной печати.

Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.

На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.

На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.

Затем вносят следующие сведения:

наименование должности ответственного сотрудника;
подпись заверителя;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату оформления.

Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.

При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.

В документе не должно быть:

дописок, сделанных карандашом или ручкой;
размытого текста;
нечетких подписей и штампа;
печатей неверного образца.

Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.

На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.

В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:

должность, ФИО руководителя;
название фирмы;
должность, ФИО гражданина;
ссылку на статью 62 ТК РФ;
просьбу выдать копию контракта;
дату и подпись.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения. Как с 1 июля 2021 года работать с копиями документов У вас на руках полученные от работодателя копии.

Будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного вами кадрового документа, требования к ее заверению будут едиными.

Если работник хочет уволиться из организации, он предупреждает об этом нанимателя в письменном виде за 2 недели. Если работодатель не против, трудовые отношения можно прекратить без срока отработки. Если срок расторжения прошел, а работник продолжает работать, то соглашение продолжает свое действие.

соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
возможность прохождения обучения и сроки отработки, в случае оплаты его работодателем
условия дополнительного страхования
улучшение бытовых условий сотрудника
дополнительный социальный пакет.

Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, когда копии предоставляются в другие организации. И это в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж в сторонних учреждениях.
Отличие состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), которая заверяется печатью организации.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт вводится в действие 1 июля 2021 года. Поэтому заверятьтрудовую книжку с 1 июля 2021 года надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения с 1 июля 2021 года.

Адресат. Если направляем документ по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией следует указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2019).
Дата документа. Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2019). То есть указываем дату следующим образом: 08.03.2019 или 8 марта 2021 г.
Текст документа. В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал. Желательно оформлять реквизиты шрифтами:

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.

В случае, если гражданин является безработным, оформить ксерокопию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого ему нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус делает ксерокопии необходимых страниц, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится запись о том, что копия верна.

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» должен иметь:

фразу о подписании документа электронной подписью;
номер сертификата ключа подписи;
ФИО владельца сертификата;
срок действия сертификата.

На штамп можно также добавить эмблему фирмы, товарный знак или знак обслуживания.

Важно! Все элементы должны быть видимыми и читаемыми.

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

Подтверждение источника дохода заемщика.
Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
Взыскание долга с зарплаты заемщика.
Подтверждение информации, изложенной в анкете.
Установление, часто ли человек меняет места работы.
Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет.

Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ.

Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

1. Трудовой книжки;

2. Приказа о приеме на работу.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 1 июля 2021 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

Надпись «Верно».
Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
Дата заверения.
Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

На смену ГОСТу Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применять ли его для оформления организационно-распорядительных документов, компания решает самостоятельно.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:

Подлинник документа находится в ООО «Метеор» в деле № К-39/298 за 2021 год. Верно
Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

02.07.2018 Печать

Копия верна или верно как правильно 2021

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд. Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Руководителем юридического лица
Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
Главным бухгалтером
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
Иным работником юридического лица.
Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
- копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
- имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
- имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Как заверять документы с 1 июля 2021

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2021 года необходимо :

указывать запись «Верно»;
Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

С 01.07.2019 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году для сторонней организации:

на документе ставится отметка «Верно»;
указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
указывается дата заверения;
нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2021 года смотрите ниже.

Часто встречаются следующие ошибки:

Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильное оформление документов и организацию делопроизводства.

При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

С 2022 года электронную подпись юрлица смогут получить только руководители организаций. А сотрудники компании должны будут получать ЭП физлица и использовать электронную доверенность.

Если сотруднику, например, бухгалтеру, нужно подписать документ от имени компании, то он будет подписывать документ личной ЭП и при этом прикладывать к пакету документов машиночитаемую доверенность. Механизм выдачи такого документа, определение ответственных лиц со стороны государства и утверждение регламентов сейчас разрабатывают Минкомсвязь РФ, экспертное сообщество и органы исполнительной власти.

Это условие будет касаться и подписи, которую бухгалтеры используют для отправки электронной отчетности, выставления платежных поручений. В будущем не понадобится издавать на сотрудника приказ на право подписи. По новым правилам такой приказ заменит электронная доверенность. И тогда информационные системы начнут без участия человека проверять полномочия подписанта и автоматически решать, можно ли принять от него документ, в том числе налоговую декларацию.

До 1 января 2022 года для физических лиц, действующих от имени юридического лица, ничего не меняется! Они могут получать электронную подпись, как и раньше.

С 1 января 2022 года подписи коммерческим компаниям будут выдавать только Удостоверяющий центр ФНС и его доверенные УЦ, а также Центробанк (руководителям кредитных организаций) и Казначейство (руководителям госорганов).

Но сотрудники предприятий и обычные граждане по-прежнему смогут получать ЭП в аккредитованных УЦ.

Вот, посмотрите таблицу.

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
далее указывается должность лица, заверившего копию;
проставляется его личная подпись;
делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
указывается дата заверения;
проставляется печать.

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

Левченко

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Гост заверение копий документов 2021

С 4 января 2021 года заверяйте документы по-новому.

Чем отличаются новые правила от того, как сейчас принято оформлять бумажные копии, расскажем в нашем обзоре. Кроме того, налоговики утвердили формы документов, которые компании будут получать от инспекции.

Как с 4 января оформлять копии на бумаге по-новому

Сейчас есть только рекомендации о том, как формировать сшивы документов. Разъяснения можно найти в Письме Минфина (ФНС направляла его подчиненным, чтобы те использовали его в работе). На практике эти рекомендации применяют, когда заверяют как копии многостраничных документов, так и сшивы различных документов.

Существенных отличий от сложившейся практики в новых правилах (Приложение № 18 к Приказу) немного:

сшивы многостраничных документов (по-новому сшив называется «том» или «часть») могут быть по объему больше 150 листов. Их надо будет оформлять одним томом или частью. Сейчас в рекомендациях такого уточнения для многостраничных документов нет;
прошивку документов не надо будет заверять печатью, даже если она есть. Достаточно поставить подпись, которая частично захватывает бумажную наклейку. Сейчас печать ставят, если она есть.

Остальные изменения технические.

Обратите внимание: до появления упомянутых рекомендаций Минфин выпускал письмо, из которого следовало, что заверять нужно копию каждого документа, а не подшивку. Поэтому, если вам нужно представить документы в инспекцию до 4 января, уточните, не возражают ли налоговики против заверки подшивки целиком.

С 4 января налоговики будут присылать вам обновленные формы документов

Также приказом утвердили множество форм требований, решений, постановлений и других документов, которые применяют налоговики. Перечислим некоторые из тех, с которыми вы можете столкнуться:

требование о представлении документов (информации);
дополнение к акту налоговой проверки;
решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения;
уведомление о вызове в налоговый орган налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента);
требование о представлении пояснений;
протокол допроса свидетеля;
акт налоговой проверки;
извещение о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки;
уведомление о непредставлении расчета по страховым взносам.

На семинаре, наряду с другими вопросами, спикер обязательно рассмотрит одну из самых актуальных проблем 2021 года — изменения в федеральном государственном контроле в сфере миграции.