Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто возвратит налогоплательщику НДФЛ – бюджет или налоговый агент?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.
Возврат переплаченного налога работодателю
Если переплата НДФЛ произошла не по причине излишнего удержания налога с доходов сотрудника, а, скажем, из-за сбоя в компьютерной программе или ошибки в платежке, то возврат НДФЛ в таких случаях будет иметь свои особенности.
Дело в том, что НДФЛ всегда удерживается с доходов работника. Уплата налога за счет средств работодателей за редким исключением (п. 9 ст. 226 НК РФ) не допускается. Начиная с 2020 года Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ разрешил взыскивать задолженность по НДФЛ за счет средств работодателей только при неправомерном неудержании или неполном удержании НДФЛ налоговым агентом.
Поэтому сейчас если переплата НДФЛ не сопровождается удержанием соответствующей суммы из дохода работника, то перечисление в бюджет суммы не может рассматриваться в качестве НДФЛ.
Вместе с тем это не означает, что в таких ситуация работодатель не может вернуть ошибочно уплаченные под видом НДФЛ суммы. В этом случае работодатель также вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет. Заявление представляется по форме, утв. приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (приложение № 8).
К заявлению необходимо будет приложить подтверждающие документы. Подтверждение факта ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ производится на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возврат суммы излишне уплаченного налога осуществляется на открытый в банке счет работодателя, указанный им в заявлении о возврате. Сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату в течение одного месяца со дня получения ИФНС заявления (п. 6 ст. 78 НК РФ).
При наличии у компании налоговой недоимки или задолженности по соответствующим пеням и штрафам возврат налога производится только после зачета суммы переплаты в счет погашения указанной недоимки/задолженности.
Базовые правила зачета / возврата переплаты
В 2021 году действуют следующие правила зачета / возврата излишне уплаченных сумм в бюджет:
1. Переплату нельзя вернуть, если есть задолженность перед бюджетом.
Получив заявление от налогоплательщика контролеры сначала проверят состояние расчетов с бюджетом. Если у налогоплательщика есть недоимки, набежали пени, висят неоплаченные штрафы, то эти долги погасят за счет переплаты. Если после погашения всех обязательств деньги еще остались — их вернут на расчетный счет заявителя.
2. Зачет нельзя провести при наличии долгов перед казной.
Работает та же схема. Нельзя зачесть излишек в счет будущих платежей, если есть долги перед бюджетом Сначала налоговики погасят все недоимки, а уже потом зачтут остаток средств (при его наличии) в счет будущих платежей.
3. Переплату можно зачесть в счет налога любого уровня.
Например: направить переплату по федеральному налогу в счет будущих платежей по региональному налогу.
Важно: это правило заработало с 01.10.2020, но его можно применить к переплатам, которые образовались до этой даты.
4. Зачет переплаты не работает между разными видами страховых взносов.
Например: нельзя излишек по взносам на медстрахование направить в счет будущих платежей по пенсионному страхованию.
5. Можно вернуть переплату по взносам на пенсионное страхование, даже если ПФР уже разнес суммы по лицевым счетам физлиц.
Возврат не проведут только в том случае, если физлицу, на лицевой счет которого была распределена переплата, уже назначена пенсия.
6. Для возврата или зачета переплаты по НДФЛ действует особый порядок.
Свободно распоряжаться переплатой по НДФЛ работодатель не вправе. Ведь это не его деньги, а деньги физлиц, с которых ошибочно был удержан налог в большей сумме. Поэтому при излишнем удержании налога корректировать ошибки нужно внутри предприятия. То есть в следующем месяце перечислить в бюджет меньше налога, а физлицам вернуть на личные счета излишне удержанные суммы.
Если же организация (ИП) по ошибке перечислила в бюджет собственные средства (то есть перевела деньги до того, как удержала их с дохода работников), то эту сумму можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей. Но только не в счет НДФЛ. Так как денежный излишек не удержан с дохода физлиц, а принадлежит налоговому агенту.
7. Нельзя произвести зачет или возврат переплаты, если истек срок исковой давности.
Срок для зачета или возврата переплаты — три года со дня уплаты налога. Если этот срок истек, то в ответ на обращение налогоплательщика инспекторы вынесут решение об отказе.
Однако можно попытаться оспорить это решение в суде. Дело в том, что по ГК РФ срок исковой давности начинает течь с даты, когда налогоплательщик узнал о переплате.
Например: сумму налога по УСН можно признать излишне уплаченной только с даты подачи декларации за год. А дата внесения авансовых платежей не является датой возникновения переплаты по упрощенному налогу. Поэтому, если с даты подачи декларации три года еще не прошли, есть шанс отстоять свои интересы в суде.
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Возврат работодателю переплаченного НДФЛ
Когда переплата по НДФЛ возникает не из-за излишнего удержания налога с доходов работника, а, к примеру, при технической ошибке или сбое программы, возврат налога в такой ситуации характеризуется некоторыми нюансами.
НДФЛ всегда удерживается из доходов сотрудника. Уплата НДФЛ за счет работодателя не допускается (имеются некоторые исключения — п. 9 ст. 226 НК). С 2020 года по Закону от 29.09.2019 г. № 325-ФЗ разрешается взыскивать задолженность по НДФЛ из средств работодателя лишь при неправомерном неудержании или неполном удержании им этого налога.
Соответственно, на данный момент если переплата по НДФЛ не сопровождается удержанием этой суммы из дохода сотрудника, то перечисление в бюджет этой суммы не рассматривается в качестве НДФЛ.
Однако это вовсе не означает, что в данном случае работодатель не сможет вернуть суммы, ошибочно перечисленные под видом НДФЛ. В такой ситуации он также имеет право обратиться в ИФНС с заявлением на возврат суммы налога, ошибочно уплаченной в бюджет. Заявление оформляется по форме, регламентированной приложением № 8 к Приказу ФНС от 14.02.2017 г. № ММВ-7-8/182@.
К заявлению требуется приложить подтверждающие документы, к примеру, выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы об оплате (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК).
Возврат излишне уплаченного НДФЛ осуществляется на расчетный счет работодателя, который указывается в заявлении на возврат. Сумма перечисляется в течением месяца со дня получения налоговиками этого заявления (п. 6 ст. 78 НК).
Если у работодателя есть недоимка по налогу или задолженность по соответствующим пеням и штрафам, то возврат НДФЛ осуществляется только после зачета суммы переплаты в счет погашения этой недоимки или задолженности.
Кто имеет право на вычет
В статье 218 Налогового кодекса приведен перечень лиц, имеющих право на получение стандартного вычета, не привязанного напрямую к произведенным расходам, а связанного, скорее, со статусом плательщика. К примеру, это касается людей, усыновивших ребенка, инвалидов I, II групп и ВОВ, ликвидаторов АЭС и других.
В соответствии со статьями 219 и 220 Налогового кодекса и на их основании можно полностью или частично вернуть сумму, уплаченную за обучение, за получение медицинских услуг, за покупку квартиры или земельного участка, а также средства, которые ранее были перечислены на благотворительность.
Имейте в виду: размер вычетов не может превышать величину налоговой базы.
Лица, не являющиеся плательщиками НДФЛ, к примеру, частные коммерсанты, работающие самостоятельно, лишены права на вычет в силу того, что имеют иную систему налогообложения.
Порядок возврата переплаты НДФЛ, возникшей по другим причинам
Согласно п. 1 и 2 ст. 78 НК РФ зачет сумм излишне уплаченных федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов производится по соответствующим видам налогов и сборов, а также по начисленным пеням. Зачет или возврат суммы излишне уплаченного налога осуществляется налоговым органом по месту учета налогоплательщика.
Пунктом 5 ст. 78 НК РФ предусмотрено, что зачет суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и (или) штрафам, подлежащим уплате или взысканию в случаях, предусмотренных НК РФ, производится налоговыми органами самостоятельно.
В силу п. 14 ст. 78 НК РФ правила, установленные данной статьей, распространяются на налоговых агентов, плательщиков сборов и ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков.
Сотрудники налогового ведомства, как уже было сказано, считают, что перечисление в бюджет суммы, превышающей величину фактически удержанного из доходов физических лиц НДФЛ, не является уплатой налога. Данная сумма рассматривается ими как денежные средства, ошибочно перечисленные в бюджет. В связи с этим контролеры могут вернуть налог налоговому агенту в порядке, установленном ст. 78 НК РФ, при условии что у такого налогового агента не должно быть задолженности по иным федеральным налогам. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему РФ. Отметим, что факт ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ, как и факт излишнего удержания и перечисления налога, подтверждается на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов согласно абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ.
Бухгалтерская справка N 17
| г. Москва | 30 апреля 2014 года |
30 апреля 2014 года бухгалтером О.В. Бубновой выявлен факт излишнего удержания НДФЛ с доходов менеджера И.В. Цветочкиной за январь-март 2014 года.
В облагаемую базу по НДФЛ по ошибке включена материальная помощь в размере 3000 руб. За январь-март 2014 года доход работницы составил 54 000 руб., сумма стандартных налоговых вычетов — 4200 руб., удержанный и перечисленный НДФЛ — 6864 руб. После перерасчета сумма НДФЛ, подлежащая удержанию за период с 1 января по 31 марта 2014, составляет 6474 руб. Сумма излишне удержанного налога составила 390 руб. (6864 руб. — 6474 руб.).
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующую запись:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»
— 390 руб. — сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ.
Главный бухгалтер Ветрова А.А. Ветрова
30 апреля 2014 года
О факте излишнего удержания НДФЛ налоговый агент должен сообщить бывшей работнице. Главный бухгалтер А.А. Ветрова составила официальное письмо, зарегистрировала его в журнале исходящей корреспонденции и направила И.В. Цветочкиной письмо по почте с уведомлением о вручении. Образец письма смотрите ниже.
Образец 2. Уведомление работника об излишнем удержании НДФЛ
Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
| Исх. 30/14-б 30 апреля 2014 год |
Цветочкиной И.В. |
Ошибка: Работодатель, который ошибочно произвел удержание излишней суммы НДФЛ с доходов сотрудников, по их заявлению вернул суммы налога наличным способом.
Комментарий: Излишне удержанный НДФЛ всегда возвращается исключительно путем безналичного перевода средств. Это касается и случаев, когда зарплата или другой доход, с суммы которого был удержан излишний налог, был выплачен работнику наличными в кассе предприятия.
Ошибка: Работник был переведен внутри группы из одной компании в другую компанию, а в дальнейшем компания бывшего работодателя была ликвидирована. Нужно ли ликвидированной фирме осуществлять сотруднику возврат НДФЛ?
Комментарий: Нет, в подобных ситуациях возвратом налога может заниматься исключительно налоговая инспекция.
Обнаружив факт излишнего удержания, руководство фирмы обязано следовать порядку возврата, прописанному в НК РФ:
- Сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ. Форма такого сообщения может быть произвольной, а порядок уведомления согласовывается с работником заранее (Минфин, документ №03/04/06/6-112 от 16/05/11 г.). Установлен десятидневный срок с момента обнаружения нарушения для отправки такого сообщения сотруднику фирмы. В уведомлении обязательно должна быть указана сумма к возврату (НК РФ, ст. 231-1, ст. 6.1-1).
- Дождаться, когда сотрудник напишет заявление с просьбой о возврате НДФЛ (ст. 231-1 НК и письма Минфина). Заявление может быть подано в период до 3-х лет с момента, когда налог был уплачен (ст. 78-7 НК). Деньги возвращаются работнику только на его счет, в безналичном виде. В заявлении номер счета обязательно указывается.
- Вернуть сотруднику переплату в 3-месячный срок после получения заявления от сотрудника. Если этот срок проигнорировать, то за каждый последующий календарный день работодатель обязан начислить проценты и уплатить их вместе с возвращенной суммой. Ставка по процентам равна актуальной на момент нарушения ставке рефинансирования ЦБ.
Возникшую переплату по налогу можно погасить за счет текущих платежей НДФЛ, т.е. уменьшить сумму НДФЛ за счет сумм, начисленных с доходов данного сотрудника либо других сотрудников, независимо от ставки налога, которая применялась при расчетах, и видов дохода.
Если фирма по какой-то причине не имеет возможности вернуть сотруднику излишне удержанный у него налог, необходимо обратиться в ФНС, предоставив заявление о необходимости возврата НДФЛ физическому лицу в установленные законом сроки. К заявлению прилагаются документы, в которых отражен факт переплаты, и налоговые документы-расчеты на удержание НДФЛ (выписки из реестров НУ за соответствующий период).
На заметку! Если налоговый агент уплачивал НДФЛ «впрок», т.е. в счет будущих платежей, и допустил переплату, ФНС не признает ее переплатой по налогу на доходы, поскольку уплата данного налога за счет налогового агента недопустима. В этом случае фирме следует обратиться с заявлением в ФНС о возврате «налога, не являющегося НДФЛ», который был ошибочно уплачен. Возможен и зачет этой суммы в счет других налогов (письмо №ГД-4-8/2085@ от 06.02.17 г.).
Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:
- если фирма, где он работал, ликвидирована;
- если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.
В последнем случае переплата возникает из-за разницы ставок НДФЛ для резидентов и нерезидентов (соответственно 13 и 30% от доходов). При обращении налогоплательщик предоставляет декларацию на доходы и заявление с указанием счета, на который будет перечисляться излишне удержанный налог. Необходимо подтвердить и статус резидента РФ документами, имеющимися в наличии у работника (копии регистрационных документов по месту жительства, миграционной карты и пр.).
Может случиться так, что сотрудник уже уволен, а бухгалтерия обнаружила переплату по налогу с его доходов. В этом случае излишне удержанный НДФЛ фирма обязана сотруднику вернуть.
Возврат оформляется тем же порядком и по тому же алгоритму, который приведен выше: уведомление, заявление сотрудника, перечисление ему средств.
Итак, правильно оформленное заявление получено. Теперь надо перечислить работнику деньги. На это НК РФ отводит работодателю целых три месяца, указывая при этом, что деньги можно взять из текущих платежей по НДФЛ. Причем, не обязательно у этого конкретного сотрудника — средства для возврата можно взять из общей суммы НДФЛ, удержанного данным налоговым агентом. Это позволяет произвести возврат как в ситуациях, когда работнику выплат в ближайшие месяцы не будет, так и в случаях, когда сумма НДФЛ, подлежащая удержанию у работника, меньше возвращаемой.
Еще один важный для бухгалтера момент: при таком варианте возврата налога уведомлять о произведенной операции налоговую инспекцию не нужно (см. письмо Минфина России от 18.10.13 № 03-04-06/43608; «Налоговые агенты не обязаны сообщать налоговикам о возврате физлицам излишне удержанного НДФЛ»). Таким образом, алгоритм возврата прост: излишне удержанная сумма налога изымается из очередного платежа в бюджет и перечисляется на счет, указанный в заявлении работника. Понятно, что всю документацию по этой операции нужно подшить и хранить на случай возникновения претензий у налоговиков.
Рассмотренный вариант подходит к большинству ситуаций, однако на практике, как говорится, возможны варианты. Так, у небольших организаций может быть ситуация, когда налога к уплате в бюджет нет. В таком случае Налоговый кодекс предусматривает механизм возврата НДФЛ из бюджета на счет налогового агента для выплаты его сотруднику. Такой возврат проводится в порядке статьи 78 НК РФ, то есть так же, как и возврат любого другого налога — по заявлению налогового агента. К этому заявлению НК РФ требует приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет. Отдельно заметим, что в описанном случае НК РФ допускает возможность компенсации излишне удержанной суммы за счет средств агента и уже последующее получение агентом этой суммы из бюджета. То есть, несмотря на то, что НК РФ отводит на возврат денег работнику три месяца (и возврат НДФЛ из бюджета в порядке ст. 78 НК РФ в эти сроки должен уложиться), работодатель может пойти навстречу сотруднику и выплатить ему деньги раньше, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета.
По общему правилу налоговый агент, излишне удержавший из дохода физического лица НДФЛ, обязан произвести возврат самостоятельно (п. 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 34 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57). Правда, в отдельных случаях за возвратом излишне удержанного НДФЛ необходимо обращаться в налоговый орган (п. 1.1 ст. 231, ст. 231.1 НК РФ).
НДФЛ может быть удержан в излишней сумме из-за ошибки. Например, если работодатель предоставил сотруднику налоговый вычет не с начала года или исчислял налог по более высокой ставке, не учитывая приобретение статуса физическим лицом налогового резидента РФ.
Пошагово возврат излишне удержанной налоговым агентом суммы НДФЛ выглядит следующим образом:
Шаг 1: Для возврата излишне удержанного НДФЛ письменно сообщите работнику о том, что излишне удержали налог из его доходов. Сделайте это в течение 10 рабочих дней со дня, когда вы обнаружили ошибку (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112 (п. 1)).
Шаг 2. Попросите от физического лица заявление в произвольной форме на возврат суммы НДФЛ. В заявлении обязательно должен быть указан банковский счет для перечисления денежных средств физическому лицу.
Возврат переплаты производится работодателем только в безналичной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ). Срок подачи заявления — три года с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст.
78 НК РФ).
Даже если сотрудник уже уволился, то бывший работодатель — налоговый агент все равно обязан вернуть переплату налога (Письма Минфина РФ от 29.12.2012 № 03-04-05/6-1460 и от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430).
Шаг 3. Перечислите излишне удержанную сумму НДФЛ на указанный в заявлении счет физического лица
Вернуть налог необходимо в течение 3 месяцев со дня получения заявления (Письмо Минфина РФ от 6.07.2016 № 03-04-10/39533). При нарушении данного срока работодателю-налоговому агенту придется выплатить проценты за каждый календарный день просрочки в размере ставки рефинансирования Банка России, действовавшей в дни такой просрочки (абз. 3, 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
По каждому физлицу, которому возвращен налог, излишне удержанный в прошлые годы, представьте в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ (Разд. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письма ФНС от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20366@).
Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.
Если налоговый агент не вовремя перечислил излишне удержанный НДФЛ сотруднику
Итак, если возврат излишне удержанной суммы налога осуществляется налоговым агентом с нарушением срока, установленного ст. 231 НК РФ (в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика), налоговый агент на сумму излишне удержанного налога, которая не возвращена налогоплательщику в установленный срок, обязан начислить проценты, которые также подлежат уплате налогоплательщику, за каждый календарный день нарушения срока возврата.
К сведению:
Процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения срока возврата.
Если сумма НДФЛ, которую необходимо перечислить в бюджет, меньше той, которую нужно вернуть сотруднику
Если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему РФ, недостаточно для осуществления возврата налогоплательщику излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему РФ суммы налога в срок, установленный ст. 231 НК РФ, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком соответствующего заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление о возврате налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога. Кроме заявления организация – налоговый агент должна представить в налоговый орган выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишние удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему РФ.
Далее возврат налоговому агенту перечисленной в бюджетную систему РФ суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, предусмотренном ст. 78 НК РФ (подробно возврат по этой статье рассмотрим далее).
Обратите внимание:
До осуществления возврата из бюджетной системы РФ налоговому агенту излишне удержанной с доходов налогоплательщика и перечисленной в бюджетную систему РФ суммы налога налоговый агент вправе произвести такой возврат за счет собственных средств.