Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление записи трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Как получить дубликат в период работы у текущего работодателя
Работающие граждане могут терять трудовую книжку и после устройства к новому работодателю. Например, при временной выдаче ее на руки для предоставления в пенсионный фонд или после перехода на электронный формат сведений о работе. Сотрудник также обязан незамедлительно сообщить о потере. В этой ситуации текущий работодатель будет последним, кто сделал запись в трудовой книжке и обязан будет выдать ее дубликат.
Алгоритм действий аналогичен приведенному выше:
- Работодатель принимает от сотрудника заявление о выдаче дубликата.
- Трудящийся собирает письменно сведения о местах работы до текущего нанимателя.
- Документы о предшествующем стаже передаются текущему нанимателю.
- В течение 15 рабочих дней оформляется дубликат и выдается обратившемуся гражданину на руки.
Полученный документ будет иметь законную силу и служить подтверждением периодов трудовой деятельности сотрудника. Он, в частности, может потребоваться гражданину в будущем для подтверждения времени работы во вредных условиях труда или сложных климатических условиях.
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Другие способы получения
Если трудовая книжка утеряна или работник ее не имеет, то можно воспользоваться другими способами получения необходимых сведений.
1. Сайт «Госуслуги». Чтобы получить выписку из трудовой книжки через сайт «Госуслуги», необходимо зарегистрироваться на портале и в личном кабинете заказать соответствующую услугу. После подтверждения заявки, в течение нескольких дней выписка будет доступна для скачивания.
2. Заказать выписку у работодателя. Работодатель обязан предоставить работнику выписку из трудовой книжки по его запросу. Для этого нужно обратиться к кадровой службе или непосредственно к руководителю организации и оставить заявление. Как правило, выписку предоставляют в бумажном виде.
3. Электронная книжка на сайте «эТК». Работник может посмотреть сведения о своей трудовой деятельности на сайте «эТК» – электронной трудовой книжке. Для этого необходимо зарегистрироваться на сайте, добавить информацию о себе и организации, и запрашивать у работодателей внесение в книжку информации о рабочих местах и периодах работы.
4. Массовая выдача электронных трудовых книжек. В некоторых регионах России проводится массовая выдача электронных трудовых книжек. Для получения такой книжки необходимо обратиться в соответствующий орган или учреждение, предоставить необходимые документы и оформить заявку.
При выборе способа получения выписки из трудовой книжки или информации о трудовой деятельности, следует учитывать его удобство и доступность в каждом конкретном случае.
Какие сроки восстановления трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна, пострадала из-за стихийного бедствия или других обстоятельств, то ее можно восстановить. Кто может восстановить трудовую книжку и в каких сроках?
Восстановление трудовой книжки осуществляется по заявлению того работника, у которого произошла потеря документа.
Для восстановления трудовой книжки нужно обратиться в организацию, где ранее работал человек. В этом случае заявление на выдачу дубликата трудовой книжки вносятся на основании записи о выдаче первоначальной книжки.
В сроки восстановления трудовой книжки влияют различные факторы, например, загруженность организации, где будет оформляться заявление, наличие недостающих документов и т.д. Обычно процедура занимает от нескольких дней до 1-2 месяцев.
Документы, необходимые для восстановления трудовой книжки:
- Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки;
- Копия документа, удостоверяющего личность;
- Документ, подтверждающий факт утери или повреждения трудовой книжки;
- Документы, подтверждающие работы в различных организациях (трудовые договоры, выписки из трудовых книжек).
Можно ли восстановить трудовую книжку?
Причины для выдачи дубликата трудовой книжки могут быть разными:
- документ может быть потерян работником;
- трудовая книжка может быть испорчена до состояния, которое препятствует дальнейшей работе с ней;
- восстановление трудовой книжки может понадобится по вине самого работодателя (например, трудовая книжки пострадала по причине пожара или украдена).
Бывают ситуации, когда с книжкой все в порядке – она не утеряна и не пострадала в пожаре, но работник все равно имеет право попросить выдать ему дубликат книжки:
- Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник отстранен от выполнения работы по причине привлечения к уголовной ответственности, но в процессе разбирательств оказалось, что обвинение является ложным – работник вправе обратиться к работодателю и попросить его выдать ему дубликат книжки, но без указанной записи.
- Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник уволился или переведен на другую работу, но данная запись в последствии была признана незаконной – работник вправе попросить выдать дубликат книжки без данной записи.
Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?
Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.
Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы прекратившей существование компании. Если документы находятся в архиве, то справка для восстановления трудовой книжки (образец ее должен содержать необходимую информацию о должности, названии организации, сроках работы на ликвидированном предприятии и номера приказов о приеме на работу и увольнении) будет получена работником. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, за сведениями необходимо обратиться туда.
А если архив утверждает, что данная информация отсутствует, и справка не может быть выдана? Как можно восстановить трудовую книжку в таком случае? Если восстановить информацию через архив или правопреемника не получается, то для установления факта работы у работодателя работник вправе обратиться в суд. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки в суде: работнику понадобятся доказательства, по которым суд решит дело в его пользу: свидетели (например, бывшие коллеги, не менее 2 человек) и документы.
Альтернативные способы восстановления трудовой книжки
При утрате трудовой книжки восстановление документа происходит на основании записей в государственном архиве. Однако, есть и альтернативные способы восстановления трудовых записей.
- Запрос дубликата трудовой книжки в организации, где работник трудился до потери документа. Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и копии документов, подтверждающих личность, подаются в кадровую службу. При массовой порте или в случае утери записей на предприятии такие действия могут быть невозможны.
- Восстановление трудовой книжки через Трудовую инспекцию. Для этого необходимо подать заявление, в котором указать стаж работы, фамилию, имя, отчество, год рождения, адрес места жительства и контактный телефон. Этот способ подходит для тех, кто уволился из предприятия не более 3 лет назад.
- Восстановление трудовой книжки на основании записей в трудовой договоре, приказе о приеме на работу и других документах. Этот способ возможен только при наличии документов с аналогичными записями.
Особенности заполнения заявления на восстановление дубликата трудовой книжки зависят от условий организации, где была утеряна книжка, а также от квалификации юристов. Список необходимых документов для получения дубликата трудовой книжки вносятся местными правительственными органами. Восстановление трудовых записей может проходить через государственный архив только при наличии соответствующих документов. Для восстановления трудовых записей необходимо создать список всех мест работы и дат их начала и окончания.
Как восстановить документ, утерянный или испорченный по вине сотрудника?
Нередки случаи, когда гражданин во время трудоустройства сообщает нанимателю, что его документ утерян или пришел в негодность. Как восстановить потерянную трудовую книжку в этом случае? Если в утере бланка виновен сам человек, то и восстанавливать ее он будет сам. Однако работодатель должен оказать ему содействие. В этом случае гражданину необходимо подать заявление на имя директора с просьбой о выдаче дубликата. Отказать ему руководитель не имеет права. Сведения восстанавливают с помощью официальных справок от предыдущих работодателей и информации, полученной из пенсионного фонда. Для этого кадровик направляет запросы в нужные организации. В течение пятнадцати дней после получения заявления, руководитель компании должен выдать работнику дубликат.
Заявление о его выдаче нужно зафиксировать как входящую корреспонденцию у секретаря. Его текст может звучать следующим образом: “Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна. В связи с этим, на основании ч.3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04.03 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки”
В нем ставится подпись заявителя, его фамилия и инициалы, а также дата подачи руководителю.
Отдел кадров в курсе, как правильно вносить записи в дубликат:
- Календарные числа вносятся арабскими цифрами.
- Нельзя прибегать к сокращениям и исправлениям.
- Для внесения данных используется синяя или черная ручка.
- Слово «Дубликат» пишется в углу сверху.
Инструкции по заполнению трудовых книжек читайте в нашей статье.
К заполнению приступают с первого листа, в который заносят необходимую информацию:
- Имя, фамилия и отчество гражданина.
- Какого числа родился.
- Какую имеет специальность.
- Сведения о деятельности.
- После этого гражданин подтверждает данные своей подписью, а сотрудник отдела кадров ставит печать.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.
В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:
- была повреждена;
- украдена;
- утеряна;
- утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.
Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?
Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.
Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы прекратившей существование компании. Если документы находятся в архиве, то справка для восстановления трудовой книжки (образец ее должен содержать необходимую информацию о должности, названии организации, сроках работы на ликвидированном предприятии и номера приказов о приеме на работу и увольнении) будет получена работником. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, за сведениями необходимо обратиться туда.
А если архив утверждает, что данная информация отсутствует, и справка не может быть выдана? Как можно восстановить трудовую книжку в таком случае? Если восстановить информацию через архив или правопреемника не получается, то для установления факта работы у работодателя работник вправе обратиться в суд. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки в суде: работнику понадобятся доказательства, по которым суд решит дело в его пользу: свидетели (например, бывшие коллеги, не менее 2 человек) и документы.